Wer wirtschaftlich tätig ist, benötigt auf jeden Fall die richtige Buchhaltungssoftware. Selbst im Privathaushalt nützt sie durchaus bei den monatlichen Rechnungen. Welche Features die Programme aufweisen müssen, hängt jedoch von den Anforderungen des Einsatzes ab.
Individuelle Anforderungen korrekt bewältigen
Was genau ist Buchhaltung? Die Buchhaltung analysiert und dokumentiert alle in einer Firma anfallenden Geschäftsvorgänge, die das Vermögen des Unternehmens betreffen. Seit 2017 wurden die GoBD-Vorgaben zur Buchhaltung aber grundlegend geändert, deshalb genügt eine analoge Buchführung nicht mehr den Anforderungen. Aus diesem Grund wird für buchhaltungspflichtige Unternehmen die entsprechende Software nötig. Sie muss die nachfolgend genannten Kriterien sicher erfüllen.
- Sie muss elektronisch erfassbar sein.
- Sie muss unveränderbar sein.
- Sie muss maschinell auswertbar sein.
- Sie muss nachprüfbar und nachvollziehbar sein.
Durch die Unveränderbarkeit werden Manipulierungen ausgeschlossen. Eine Buchhaltungssoftware mit bestimmten Features kann nicht pauschal empfohlen werden.
Erst einmal sollte ermittelt werden, ob der Unternehmer, Kleinunternehmer oder Freiberufler überhaupt buchhaltungspflichtig ist. Viele Kleinunternehmer in bestimmten Sparten unterliegen nämlich gar nicht der Buchhaltungspflicht.
Das beste Programm aussuchen
Je nach Art des Betriebes und des Einsatzes wird die geeignete Buchhaltungssoftware ausgewählt. Dabei spielt es vor allem eine Rolle, welche Vorgänge mit ihr bewältigt werden sollen. Ein besonderer Vorteil besteht darin, wenn die Software Angebote und Rechnungen schreiben kann, die Bilanz erstellt, mobil arbeitet und mit mehreren Betriebssystemen kompatibel ist.
Obligatorische Features bilden:
- Online-Banking
- Umsatzsteuervoranmeldung
- Kassenbuch
- GuV
- Einnahmenüberschussrechnung
- Jahresabschluss
Die Mehrplatzfähigkeit erhöht die Flexibilität. Die Software muss auf jeden Fall das GoBD-Testat tragen, sonst genügt sie den gesetzlichen Anforderungen nicht. Trägt das Programm dieses Testat nicht, schließt das den ordnungsgemäßen Einsatz automatisch aus.
Komplette Selbstverwaltung der Finanzen möglich
Umfasst die gewählte Buchhaltungslösung die genannten Basis-Features, kann das Unternehmen die kompletten Finanzen selbst verwalten. Die Module der Software helfen, die damit verbundenen Prozesse im Geschäft so weit wie möglich zu automatisieren. Der Arbeitsaufwand im Blick auf die anfallenden Buchführungsaufgaben wird wesentlich verringert, dadurch bleibt mehr Zeit für das eigentliche Kerngeschäft. Fremde Hilfe wird nicht mehr benötigt, Steuerberater oder externer Buchhalter müssen nicht zusätzlich in Anspruch genommen und bezahlt werden.
Den Kernbereich der Buchhaltungssoftware bilden die Features für das Buchen der Geschäftsvorfälle. Die Programme mit integriertem Mahnwesen und Online-Banking unterstützen den Nutzer besonders. Sie helfen, Zahlungen einfach und schnell abzugleichen. So werden Fehler und Versäumnisse vermieden. Die Buchführungslösungen übernehmen Daten automatisch und verbuchen diese, offene Posten werden unverzüglich angezeigt. Säumige Kunden können direkt aus dem Programm abgemahnt werden.
Wird eine Software erworben, die die Möglichkeit betriebswirtschaftlicher Auswertung bietet, wird es möglich, stets über die Finanzen des Unternehmens im Klaren zu sein. Eine Lohnabrechnungsfunktion unterstützt die Lohnbuchhaltung. Zahlreiche Vorgänge laufen dabei mit dem entsprechenden Programm automatisch ab. Seit 2005 muss die Umsatzsteuer elektronisch vorangemeldet werden, deshalb kann das eine entsprechende Buchhaltungssoftware mit Voranmeldung der Umsatzsteuer über die integrierte ELSTER-Schnittstelle tun. Noch vorteilhafter wäre eine Software, die die Jahressteuererklärung übermitteln kann. Hierzu muss diese über DATEV-Schnittstelle und ELSTER-Anbindung verfügen.
Immer die Übersicht behalten
Das richtige Buchhaltungsprogramm mit den wichtigen Features für die korrekte Buchführung vereinfacht die kaufmännische Verwaltung eines Unternehmens in großem Maße. Die gute Software stellt eine Reihe praktischer Funktionen zur Verfügung, die dabei helfen, sämtliche Bereiche der Finanzbuchhaltung unkompliziert und schnell elektronisch abzuwickeln. Sie gewährleistet stets die sichere Datenspeicherung und erfüllt sämtliche gesetzliche Vorgaben.
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