Die Digitalisierung in Unternehmen hat den Vorteil, dass alle Bereiche deutlich effizienter gestaltet werden können. Einen wichtigen Beitrag leisten hier geeignete Tools, die die Planung und Organisation deutlich vereinfachen.
Abläufe planen mit Enterprise-Resource-Planning
Sogenannte Enterprise-Resource-Planning-Tools – kurz ERP – helfen Unternehmen dabei, ihre gesamten Abläufe zu digitalisieren. Mit diesen Systemen werden im ersten Schritt alle Ressourcen erfasst, die im Unternehmen vorhanden sind. Dazu gehören nicht nur das Vermögen oder verschiedene Anlageobjekte, sondern auch das Personal und vor allem deren Wissen. Mit den Systemen lassen sich die Aus- und Fortbildungen aller Mitarbeiter hinterlegen, wodurch Mitarbeiter für Projekte einfacher gefunden werden können. In ERP-System wird auch hinterlegt, welche Mitarbeiter gerade mit welchen Projekten beschäftigt sind und, ob sie überhaupt für andere Projekte verfügbar sind.
Der Vorteil von diesen Ressourcen-Tools für Unternehmen ist, dass sie beliebig erweiterbar sind. Sie können mit der Größe des Unternehmens mitwachsen und nach und nach immer mehr Bereiche digitalisiert werden.
Inhalte mit Content Management Systemen organisieren
In jedem Unternehmen sammeln sich viele Daten an, die bisher oft noch traditionell auf Papier und in Ordnern zu finden sind. Die Daten im Betrieb können sehr unterschiedlich sein, angefangen von Bestellungen bis hin zu Forschungsergebnissen. Oft ist es jedoch wichtig auf historische Daten zurückgreifen zu können, ohne jedoch stundenlang danach suchen zu müssen. Hier können Content Management Systeme – kurz CMS – helfen.
Mit diesen Systemen lassen sich alle Informationen innerhalb eines Betriebs organisieren. Der Vorteil dieser Systeme ist, dass Dokumente nach unterschiedlichen Kriterien sortiert werden können.
Diese Kriterien können sein:
- Schlagworte
- Autor
- Version
- Themenbereich
Je genauer ein Dokument charakterisiert wird, umso einfacher ist es, es später wieder zu finden. Mit der Digitalisierung haben die Mitarbeiter die Möglichkeit für sie relevante Informationen bequem vom eigenen PC aus zu finden. Damit es hier keine Konflikte mit den Rechten gibt, können die Zugriffsrechte der Dokumente auch für einzelne Mitarbeiter oder Gruppen von Mitarbeitern beschränkt werden.
Mitarbeiter in die Systeme einschulen
Ein Grund, warum sich viele Unternehmen vor der Digitalisierung scheuen, ist der Aufwand, die Mitarbeiter einzuschulen. Dies ist jedoch wichtig, damit die Mitarbeiter mit den Tools richtig umgehen können und sie auch tatsächlich einen nachhaltigen Nutzen für das Unternehmen haben.
Komplexe Systeme, wie sie von SAP angeboten werden, können ohne Schulungen meist nicht genutzt werden. Der Vorteil ist, dass viele Unternehmen für ihre Tools auch kompetente Schulungen anbieten, wenn ein Unternehmen ein Produkt gekauft hat. SAP Schulungen können sogar direkt im Betrieb vorgenommen werden. Das wird oft von den Mitarbeitern bevorzugt, da sie direkt an ihren Geräten arbeiten können, mit denen sie vertraut sind.
Dank umfangreicher Schulungen fühlen sich die Mitarbeiter später in der Lage, wirklich die Tools zu nutzen. Sie erkennen dann auch rasch, welche Arbeitserleichterungen ERP-Systeme oder CMS für sie bieten können.
Digitalisierung hilft Unternehmen nachhaltiger zu arbeiten
Bei der Planung in einem Unternehmen sollte möglichst nichts dem Zufall überlassen werden. Dank verschiedener Systeme können Abläufe im Unternehmen überwacht und einfacher gesteuert werden. Tauchen Probleme auf, können diese mit den verschiedenen Tools oft deutlich früher aufgespürt werden. Wichtige Ressourcen bleiben im Unternehmen nicht mehr ungenutzt, da sie digital erfasst und jederzeit abgerufen werden können. Dies spart vielen Unternehmen auf lange Sicht hohe Kosten. Wichtig ist jedoch, dass die Mitarbeiter mit den Systemen vertraut sind, damit sie wirklich effizient eingesetzt werden können.
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