Büro 4.0 – Digitalisierung und Automatisierung werden zum Wettberwerbsvorteil

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Der Digitalisierung und Automatisierung in der industriellen Produktion folgt diejenige in der Büroarbeit. Fachleute und Branchenkenner sind sich einig, dass diese ein ähnliches Potential zur Rationalisierung und Effizienzsteigerung besitzt, bislang aber häufig noch vernachlässigt wird.

Neue Herausforderungen benötigen digitale Lösungen

Während in vielen Bereichen von der Herstellung bis zum Vertrieb die Prozesse schon in weiten Teilen vollständig digitalisiert wurden, haben viele Arbeitgeber die klassische Büroarbeit bisher nur unzureichend im Blick. Hier bedeutete Digitalisierung häufig lediglich den Einsatz von Office Software statt der Schreibmaschine und die elektronische Datenarchivierung – eine Umstellung die in den meisten Unternehmen bereits vor mehr als zehn Jahren abgeschlossen wurde.

Die Automatisierung von Abläufen setzen hingegen bislang nur innovative Unternehmen wie junge Start-ups um. Dabei führt nach Ansicht von Branchenkennern mittelfristig kein Weg an dieser Umstellung vorbei. Die Ansprüche von potentiellen und bestehenden Kunden an Service und Support, aber auch an die schnelle Reaktion auf Anfragen sind stetig gewachsen. Dazu können innovative Softwarelösungen einen wichtigen Beitrag leisten, indem Sie den Workflow unterstützen sowie das CRM optimieren.

Effiziente Verwaltung und Analyse von Daten in Echtzeit

Das klassische Konzept der Büroarbeit beruht in weiten Teilen auf zeitgesteuerten Abläufen, bei der bestimmte Tätigkeiten jedes Mal unabhängig der Bedingungen zu einem festgelegten Zeitpunkt ausgeführt werden. Dieses Modell berücksichtigt jedoch nicht Faktoren wie die Verfügbarkeit der Daten, die zu diesem Termin eventuell noch nicht zur Verfügung stehen. Bei dem Büro 4.0 stehen hingegen die eventgesteuerte Prozesse im Vordergrund. Ist ein Bearbeitungsschritt abgeschlossen, wird dieser automatisch an die folgende Instanz abgegeben. Diese wertet die Informationen im besten Fall weitgehend automatisch aus und erstellt entsprechende Dokumenten und Analysen, die anschließend von Menschen nur noch auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüft werden müssen.

Entscheidender Unterschied zu bisherigen Modellen ist neben der aktions- statt zeitgesteuerten Berechnung das Monitoring in Echtzeit. Die Verfügbarkeit bestimmter Dokumente und Informationen kann jederzeit mit minimalem Aufwand überprüft werden, so dass eine frühzeitige Reaktion auf Verzögerungen oder Fehlentwicklungen möglich ist.

Effizientes Management von Dokumenten

Der Schwerpunkt bei der Digitalisierung und Automatisierung ist ein umfassendes Dokumentenmanagement, das eine maximale Transparenz schafft. Es muss unterschiedliche Aufgaben bewältigen können, darunter etwa:

  • Interaktive Suche nach Schlüsselbegriffen, Eigenschaften oder Inhalten
  • Speicherung einer Versionsgeschichte mit mehreren Schritten der Bearbeitung
  • Dezentraler Zugriff aus dem Intranet und von außerhalb
  • Priorisierung von Dokumenten und Vorgängen
  • Einbindung unterschiedlicher Quellen wie E-Mail-Server, Netzlaufwerke und Cloud-Dienste
  • Integration fremder Software zum Beispiel für CRM, Marketing und Qualitätssicherung
  • Rechtssicherheit in gesetzlichen Bestimmungen wie Datenschutz und Lagerfristen

Informationen bilden zwar eine Basis für die effiziente Arbeit, sind aber nur dann nützlich, wenn sie auch aktiv verwendet werden können.

Daten müssen nicht nur verfügbar sein, sondern auch ausgewertet werden, um zusätzliches Wissen zu schaffen.

Umfangreiche Quellen benötigen dabei eine exakte Analyse und eine übersichtliche Aufbereitung. Dafür ist eine geeignete Software zur Automation von Büroarbeit unverzichtbar – sei es als lokale Anwendung oder als Cloud Service (SaaS). Mögliche Bereiche der Automatisierung umfassen anschließend unter anderem das Kundenmanagement ebenso wie Buchhaltung, Verwaltungsabläufe, Koordination von Arbeitsgruppen und Mitarbeitern sowie das Monitoring von Prozessen für termingerechte Abwicklung.

Arbeitsbelastung sinkt um bis zu einem Drittel

In Untersuchungen bei kleinen und mittelständischen Betrieben wurde ein Potential für Einsparungen zwischen 25 und 35 Prozent durch eine zeitgemäße Digitalisierung und Automatisierung ermittelt. Angesichts der hohen Lohnkosten und des Zeitaufwands in den Bereichen Verwaltung und Büroarbeit bedeutet diese Effizienzsteigerung einen echten Wettbewerbsvorteil.

Ähnlich wie bei der Umstellung der Industrieproduktion von Handarbeit auf Roboter im vergangenen Jahrhundert erwarten die Wissenschaftler eine weitgehende Umstellung in den kommenden Jahrzehnten. Der Druck dazu entsteht durch ökonomische Vorteile und die gestiegenen Ansprüche auf Seiten der Verbraucher. Bei Bürokräften und Sekretären existiert dabei derzeit noch besonders viel Potential – beispielsweise indem durch Spracherkennung Schreibarbeiten vereinfacht und beschleunigt werden.

Titelbild: ©iStock.com – NicoElNino

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Über den Autor

Andreas Schröder

Andreas, demnächst 35 Jahre jung, Genießer, mehr oder weniger sportlich, meine Mutter sagt immer: "er macht irgendwas mit Computern", ohne iPhone gehe ich nicht aus dem Haus.

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