Rechnungen schreiben – das ist zu beachten

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Sich nebenberuflich mit den eigenen Fähigkeiten eine kleine Summe dazuverdienen? Das klingt für viele verlockend. Vor allem in der Computerbranche werden immer fähige PC-Doktoren gesucht. Wer also über das fachliche Knowhow im IT-Wesen verfügt und auch privat gerne an technischen Geräten herumschraubt, der kann relativ simpel an ein gutes Nebeneinkommen gelangen. Was aber nicht fehlen darf ist eine korrekte Rechnung, die dem Auftragnehmer gestellt werden muss. Was zum Rechnungen schreiben dazu gehört wird sich nachfolgend gewidmet.

Verpflichtende Bestandteile einer ordentlichen Rechnung

Damit der Auftragnehmer die erfolgte Dienstleistung auch bezahlen kann, ist es notwendig, diesem eine korrekte Rechnung zu schreiben. Und genau an dieser Aufgabe scheitern nicht wenige Minijobber und Freiberufler.

Was alles auf eine Rechnung gehört, welche Besonderheiten es zu berücksichtigen gilt und warum dies so wichtig für einen Zweitjob ist, haben wir uns näher angesehen. Verpflichtende Bestandteile einer Rechnung sind:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bzw. persönliche Steuernummer
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Benennung von Ware und Menge bzw. getätigte Dienstleistungen und deren Umfang sowie Dauer
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. der Dienstleistung
  • Umsatzsteuersatz bzw. Steuerbefreiungsgrund (falls keine Umsatzsteuer erhoben wird)

Wer sich bei manchen Punkten unsicher ist, kann sich im Netz noch einmal über den Hintergrund der einzelnen Rechnungsbestandteile informieren oder eine kostenlose Rechnungsvorlage nutzen.

Besonderheiten bei der Rechnungserstellung

Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen

Selbstständige und Kleinunternehmer müssen alle Rechnungen, unabhängig ob es sich um eingehende oder ausgehende handelt, für zehn Jahre aufbewahren. Da Rechnungen mittlerweile auch als Mailanhang versendet werden, bietet es sich an, sie ebenfalls als digitales Dokument aufzubewahren.

Dieses muss sich lediglich an den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme orientieren. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, kann die Papiere in analoger und digitaler Form aufheben.

Was die Verjährungsfrist für Rechnungen betrifft, so beläuft sich diese in Deutschland auf drei Jahre. Sie beginnt dabei immer am 1. Januar des Jahres, das auf die Auftragserteilung folgt. Ist eine Rechnung erst einmal verjährt, so hat der Dienstleister keinen Anspruch mehr darauf, einen noch offenen Rechnungsbetrag gerichtlich einzuklagen.

Sonderfall: Storno-Rechnung

Hat sich ein Zahlendreher oder Tippfehler in die Rechnung eingeschlichen, muss dies selbstverständlich korrigiert werden. Trotzdem müssen Freiberufler und Nebenjobber beide Versionen aufbewahren, da sie jeweils eine individuelle Rechnungsnummer aufweisen. Um einen verkehrten Rechnungsbetrag zu neutralisieren, erfolgt auf dem neuen Dokument eine Ausstellung desselben Betrages, nur mit einem Minus davor. Bei diesem Schriftstück handelt es sich dann um eine Storno-Rechnung.

Darum ist die korrekte Rechnung so wichtig

Vollständige Rechnungen sind das A und O: Sowohl für den Ersteller als auch für den Empfänger. Bei falschen Beträgen verschenkt der Dienstleister bares Geld und bekommt am Ende womöglich noch Probleme mit dem Finanzamt. Oder der Empfänger reklamiert die Rechnung wegen Unvollständigkeit und leistet keine Zahlung für den beanspruchten Service.

Wer sich also weder mit den eigenen Kunden noch mit dem Fiskus Ärger einhandeln möchte, der sollte ein- wie ausgehende Rechnungen immer gründlich überprüfen. Damit erst gar keine Fehler entstehen, kann ein professionelles Rechnungsprogramm zum Einsatz kommen und Unerfahrene bei dieser Angelegenheit unterstützen.

Darüber hinaus ist es durchaus sinnvoll, sich bei Weiterbildungskursen zum Thema Buchhaltung anzumelden. Ganz besonders dann, wenn ein Interesse daran besteht, den Zweitjob langfristig auszuüben.

Titelbild: © iStock – AndreyPopov

Über den Autor

Andreas Schröder

Andreas, demnächst 35 Jahre jung, Genießer, mehr oder weniger sportlich, meine Mutter sagt immer: "er macht irgendwas mit Computern", ohne iPhone gehe ich nicht aus dem Haus.

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